曾經有個專案，我們邀集了一群專業人士共同完成接近書籍規模的文稿，其中一位資深編輯在與作者溝通時一向細緻，整個過程看似順利，直到進入收尾階段。
那時候，我們召開會議來確認最終章節的架構與順序。按照預期，到了定版前夕，作者開始對內容順序產生許多新想法：這一節應該放到下一章，那篇文章應該提前，某兩個段落乾脆合併……如此一來，整體架構需要不斷調整。
這時，編輯顯得有些手忙腳亂，低聲說：「作者，你慢一點，讓我修改。」
我見狀，雞婆地湊過去看看能不能幫上忙，結果一瞥他的電腦畫面，當場愣住了。
當效率的瓶頸來自工具
他用 Word 製作了一個多頁表格來整理目錄，因為結構複雜，這張表跨了三四頁，章節標題還做了合併儲存格。這意味著每當需要調整章節順序，他就得剪貼表格，重新排列內容，還得手動修改編號（比如 1.5 變成 2.8，原本的 1.6 變成 1.5，1.7 變成 1.6……）。這樣的操作方式不僅繁瑣，還容易出錯。
當下，我只能建議他：「要不要先貼到純文字檔，之後再一起調整？」
但他擺擺手，堅定地回應：「不用，不用，我這樣很快。」
老實說，我一直不覺得在 Word 中用表格來管理這種變動性高的資訊是件方便的事，更沒想到他用了這種方式十幾二十年，卻沒有人告訴他可以用 Excel 或其他更適合的工具來提高效率。光是 Excel 的拖拉排序、自動編號功能，就能節省多少時間？會後，我傳了訊息推薦 Notion，告訴他這個工具能讓他在目錄整理時更方便，也願意協助他上手。但，不出意外的，沒有收到回應。
是習慣，還是對新工具的抗拒？
這讓我不禁思考：
他是真的覺得現在的方法已經夠快，還是對於學習新工具感到抗拒？
又或者，這類技術問題在他的專業領域中只是微不足道的一環，不值得投入時間改變？
但從旁觀者的角度來看，光是想像這 十幾二十年來，他原本可以節省下來的時間與精力，就讓人覺得可惜。這些時間可以用來更專注於內容編輯，而不是在 Word 表格中剪來剪去、手動調整編號。
當然，我能理解，學習新工具的過程會讓人感到挫折，甚至覺得像是在浪費時間，因為並非每一個工具最終都能適用於自己的需求。但長遠來看，擁抱學習，持續探索更有效率的方式，才能讓工作變得輕鬆順暢。
這件事也讓我提醒自己，不要固守習慣，應該時時檢視自己的工作流程，看看有沒有更好的方法。因為我們的時間和精力是有限的，讓自己專注在真正重要的事情上，才是最值得的選擇。
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